こんにちは、無欲な常務(MJ)です。
今回は効率の良いコミュニケーションの取り方について説明したい
と思います。日本のビジネスシーンではいまだに何時間も会議があっ
たり、出世すればする程会議が仕事みたいになってきます。また、
意思決定の場である会議に本当に必要か？というくらい大勢で参加
する会議もあったりします。何とかこれを効率化し、仕事全体を効率
的にしたいものですね。それでは説明していきます。
【本当に必要な会議はそんなにない】
まず私が過去にやってきた失敗と原因を事例に挙げると、定例会議
です。品質会議や開発会議などを定期的に行っていましたが、議題の
ない人まで参加させていたのと発言者が限られてしまう為、課題を持
った当事者までが流されてしまい的を得たアクションプランが立てら
れなくなり、なおざりな会議になってしまいました。結局無理して
参加する人は時間を拘束され本来業務のノルマをこなせない事態に
陥ってしまった経緯があります。
会議の本質は意思決定です。そして情報共有され行動に移る訳です
から意思決定する上で必要な情報を持っている者と論理思考の者や
分析能力の長けた者等レールを敷ける者がいて最後に決定権を有する
者がいれば良いんです。
意思決定のタイミングは定期的ではありません。速やかに決定する
為には定例会のような定期頻度のタイミングを待っている時点で遅い
ということを知りましょう。タイムリーな意思決定こそが問題解決の
最良な方法です。例えば立ち話なども立派な会議だと言えます。新入
社員の雑談は別ですが会社経営層等の責任者たちは会食の場やゴルフ
の最中も常にビジネスのことでいっぱいです。そして芝生の上を歩き
ながらも要人たちと意思決定を行っています。常に会議の状態と言え
る訳です。
皆さんも現在行われている会議が本当に会議体として必要かどうか
を改めて考えてみると良いでしょう。
【情報共有はチャットが良い】
今もメールで情報共有する会社が多いと思います。メールの欠点は
タイムラグです。ですからお勧めするのは会社でチャットを導入する
ことです。チャットならばすぐ返信が出来ますし既読が付けば伝わっ
たと認識できます。ただし良いことばかりではなく、頻繁に情報が
飛び交えば集中して本来業務に就けないので見るタイミングは自分で
決めておくとよいでしょう。また、チャットで議論をしてはだめです。
メールで議論するのはタイムラグがありすぎて言うまでもありません
が、チャットで議論になった場合も小ミーティングにした方が相手に
意思が伝わりやすいです。
【会議に向けて情報を整理するのではなくリアルタイムで共有しよう】
会議を設けないで意思決定をする為には会議の為の情報整理ではな
く、情報入手時点で直ぐに関係者で共有することです。この時に議論
の余地がある場合に限り、小ミーティングを設けましょう。やはり
この時の出席者はポイントとなる人だけです。常に会議だと思えば
わざわざ会議体を設ける必要はなくなりますのでこれを習慣化するこ
とを目指しましょう。
【会議でやってはいけないこと】
・報告会になってしまっている
・発言者に自分の意思がない
・目的が理解されていない為、話がそれる
・1回も発言しない人が参加している
・5W1Hが決められていない
如何でしたか。会議自体が悪い訳ではありません。会議の為の仕事
が中心になると市場価値は上がりませんし、何より生産性が低いです
ね。意思決定をタイムリーに行うことが会議の目的ですから会議体が
重要な訳ではないということを改めて認識していただければ幸いです。
それでは、また今度！
