普段から真面目に仕事に取り組んでいても生産性を上げる努力をし
ていなければどんなに頑張っても成長する機会は減ってしまいます。
日常で意外と気付いていないムダをはっきりさせることで生産性を
高めることで新しいチャレンジの機会を増やし、市場価値を高めて
行きましょう。
こんにちは、無欲な常務(MJ)です。
私自身そうですが皆さんは自分の働き方についてムダな仕事をして
いる事って考えたことは有りますか。仕事に対しては真面目に取組ん
でいるでしょうからむざむざムダだと分かって働くことなんてしない
よと思いがちですが、俯瞰してみると意外とムダって多いよ、という
ことを私の経験から説明したいと思います。
【議事録をを後日作成するムダ】
まず私が思うことは「会議自体がムダ」と思っているのですが、今
回のテーマからは外します。会議議事録を後日作るムダについてまず
結論から言いますが、会議終了時に参加者の合意が取れる状態にして
おくことです。理由は明確です。会議で議論され決定されたことを後
日振り返り改めてタイピングする行為は同じ会議を2回以上やっている
のと同じです。まさに時間のムダですね。そしてその議事録が回覧さ
れ、上司承認をもらって最終展開なんて議事録も見かけます。これは
更にムダだと思っています。決裁権のない者が会議の中心になること
自体意味不明です。
会議の目的は意思決定によって次の課題に取り組むことですから、
参加者が決定内容に合意していればタスクは共有される訳です。
後は振り返った時に確認できれば良いだけです。ホワイトボードでも
良いですし、メモ帳、EXCELでも何でも良いですから決定事項を5W1H
でまとめればその時点で議事録は終了です。
議事録を会議内で完成させるメリットは他にもあります。話をまと
める力が磨かれます。特に若い人に対しては実務OJTとして良いトレー
ニングになります。
【電話連絡のムダ】
これは意外ですが電話で仕事をするのにもムダがあります。まず
電話をするのは自分都合で相手がどういう状況かわかりません。結果
相手が都合悪くても電話に出ればその時間は拘束してしまうことにな
り、作業が中断してしまうからです。社内の業務でも電話をしてしま
うと相手の作業を中断することになります。これにより能率を低下し
てしまいます。
本来相手の生産性に配慮するならチャットやメールが適しています。
緊急度の高くない案件であれば直接電話は避けましょう。
【段取りのムダ】
朝会社に到着し、コーヒーをすすり、さあ今日も頑張ろうと気合を
入れPCの電源をONにしてから、今日は何をすべきかを考えます。ただ
し、この段取り1つ取っても今から何をするかを考える習慣だと1日の
仕事内容を決めるのに時間を要してしまいます。私がお勧めしたいの
は、前日の夜寝る前に翌日の仕事の段取りを全てイメージしておくこ
とです。そうすれば翌日の朝の通勤時間で本日の業務内容をおさらい
することができ、段取り時間も短縮されます。
私は製造業なので生産の段取りにはかなり神経を使います。例えば
プラス作業するのに1個10秒かかったとします。作業者はこれを改善
して９秒にする努力はするのですが、意外と盲点なのはプレス作業を
する為の段取りが疎かになることです。金型の準備、テスト運転等
実は段取りにかかる時間は馬鹿に出来ないものです。
デスクワークに置き換えてみましょう。1つのタスクが完了したと
します。休憩時間を除き次の業務に取り掛からなければなりません。
この時、また新たに何をするかを考えていては時間が消費されてしま
います。下手をすると一息ついてネット調べをしている人をみかけま
すが、生産性を追求するなら次の業務には直ぐに着手し、定時で帰っ
てから自分の時間を使いましょう。
【考え続けるムダ】
特に新人の人などはそうですが、課題に向けて取り組んでいる際に
分からないことが当然置きます。その時に考え続けてしまう傾向があ
ります。しかし考えた結果答えが見つかる可能性は低く考え続けた時
間が勿体ないです。新人に限らず答えがなかなか出てこない場合に
考え続ける行為は時間のムダです。考え続け自らを答えを出す人はそ
れなりの職制やリーダーがやることです。答えが見つからない時は素
直に人に聞くことをしましょう。また分からないことをそのままにす
ることもしてはいけません。分からないことは何でも聞いて自分に
吸収する習慣を身につけましょう。
以上のことはムダの事例の一部として紹介しました。他にも沢山のム
ダが存在していると思いますが、まずは上記で説明した対策を実践し
無駄排除の習慣を身につけてみてください。無駄排除の習慣が身につ
けば自ずとムダを見つける能力が上がってきて生産性を高めることが
出来るようになるでしょう。
それでは、また今度！
