今回のタイトルで最初に断っておきますが、例外として1日数百件の
メールが来るような人や、コンプライアンスが関係するような人に対して
はこの限りではありません。例えば大手自動車メーカーの購買責任者へは
サプライヤーから何百件ものメールが届きます。この処理だけで1日かか
ってしまいますので、電話は緊急時の重要なツールなんですね。
あくまでも、電話で仕事をする時代はとうに終わったよ という意味で
ご理解ください。
こんにちは、無欲な常務です。仕事を愉しく進める為に自己研鑽
しましょう！
何故、電話はNG？
まず結論として、電話で仕事をするデメリットを明確にします。
・話した内容が記録に残らない
・発信は自分都合だが、相手の都合がわからない
・あくまでもコミュニケーションツールだが、SNSの方が優れている
こんな感じです。電話が手段としては古いことは皆さん承知のことだ
と思います。でも未だに頻繁に使われているかというと、
昔から使っていたから
だけだと思います。要するに便利だった昔の通信手段である唯一の電話
が近代化した現在で特に電話のデメリットに意識を向けていないだけなん
だと私は解釈しています。
逆に言えば、電話が世の中からなくなって困るかと言われれば、困る人
は殆どいないはずです。ではどのような場面で用いられるのかというと
「緊急時」だけだと思います。「110番」「119番」ですよね。それ以外
なくても困らない時代になっていることを認識しましょう。
電話は結局自分都合
緊急時を除き電話をする時って結局自分都合でしかありません。
・教えてもらう時、確認したい時
・相手都合を知りたい時
・出来事を伝えたい時
相手にとって有益になる情報であることは少ないです。要するに相手の
大切な時間を拘束しているだけです。LINEが普及したのはお互いが自分
都合で通信できることにあります。また、既読マークやグループLINE等
電話では出来ない機能も付いてます。だから電話によるコミュニケーショ
ンは終わったと思ってよいです。
電話を使わない働き方
頻繁に電話で仕事をする人は段取りが下手くそな人です。いちいち
リアルタイムで物事を進めないと出来ないのは物事を構造的に体系化で
きないからです。構造化出来ないから、状況を把握できないし、体系化
出来ないから、順序がわからなくなります。電話で仕事をする人の多くは
これに当てはまると思います。また、管理型の人も細かな進捗が気になり
、電話で確認する傾向があります。
電話でスピーディに物事を進める人もいます。がこれもやはり能力ある
働き方とは言えないです。リアルタイムでスピーディに進めたとして、
もしトラブルが起きたらどうなるでしょう。そのトラブルも電話で解決
することになります。トラブルの可能性を予防する方がよっぽど仕事が
出来る人と言えます。トラブル予防って、電話で解決できないですよね。
電話は緊急時だけで十分です。電話自体が本当に不要だと思いますが、
電話を使わない働き方が日本ではまだ浸透していません。
電話どころか、通信手段の使用頻度を減らすだけで生産性は上がりま
す。その為に「段取り」に一番時間をかけることが解決になります。
段取りをきっちり行えば、メールとチャットで十分です。会議体も
可能な限り減らせるでしょう。会議も生産性を下げる要因になりますの
で。
電話に出ないで仕事に困ったことはない
最後になりますが、私はBluetoothが普及しようとWEB会議が普及しよ
うと電話に出るタイミングでないときは出ないようにしています。「電話
したのに何で出ないんだよ！」と怒ってきた人なんていません。緊急性
がないから後でいいようなことばっかりです。
電話にうんざりしている人がいれば、是非実行してください。何も
困ることなんてないですよ！相手に失礼なんて思う人は今一度考えて
ください。
電話は自分都合で相手のことなんか考えていない なんですよ
それでは、また今度！
