ビジネスシーンでよくある期限を決めたらいつもピッタリで提出
してくる人、例え期間が短くても十分時間があってもギリギリで
提出してくる。仕事の難易性についても関係ない。そういう人に
多いのが決められた期限の日に提出しなくてはいけないと思って
いる人が多いという事です。
こんにちは、無欲な常務(MJ)です。
皆さん毎日忙しくされていると思います。たまの休日はゆっくり休
みリフレッシュしてまた月曜日から頑張ろう。そして月曜日の仕事始
めで今日は何をやらなくてはいけないかを考える。そして早く週末が
来ないか待ち遠しくなり、月曜日が憂鬱になる。大体こんな感じでは
ないでしょうか。
タスクに追われる感覚で仕事をすると愉しくありません。仕事自体
愉しいと思う人は殆どいないと思いますが、一日の3分の1以上を占め
る訳ですからいやいややるより愉しい方が良いはずです。仕事を愉し
くする為の1つの方法として自分でタスクをコントロールすることが
挙げられます。期限ギリギリで仕事をする人はその感覚が養えません
。今回は期限ギリギリで仕事をしてしまうやり方を変えて自分でコン
トロールする方法を説明したいと思います。
【仕事の整理が出来ていない】
期限ギリギリの人の多くは仕事の整理が出来ていません。仕事の
整理とは以下の4区分に分けられていない事です。
・重要で緊急性が高い
・重要でないが緊急度が高い
・重要だが緊急度が低い
・重要でなく緊急度が低い
これが出来ていないと仕事の優先順位が付けられません。故に目先
のタスクから着手します。これが「やるべきこと」でなく「やれるこ
と」を仕事にしてしまっているのです。また、緊急度が高いと強制的
に体が反応します。しかし、緊急度が低いと意識が向かず、後回し
にしてしまいます。これが仕事の整理が出来ない人の傾向です。
【期限しか捉えていない】
本当に良くあるのが、期限ギリギリで行われたタスク、例えば資料
等は質が悪い傾向があります。期限が迫ってきてようやく着手する訳
ですからクォリティは低いに決まっています。期限までに何を行わ
なければならないかの段取りが具体的になっていない為情報が不足
しているんです。資料の提出期限が分かれば、逆算していつから着手
しなければならないかを組み立てないとダメです。
・資料を提出する
・資料作成はいつまでに行わなければならないか
・情報収集はいつまでに行わなければならないか
・テーマをいつまでに決めなければならないか
上記のリミットが1週間であれば毎日活動していなければ間に合いませ
ん。しかし、期限だけしか捉えていないと前日に上記の4項目を全て
揃えなくてはなりませんから体裁だけ整うのが限界となってしまいま
す。クォリティが下がる原因です。
【目的が理解出来ていない】
仕事の整理が出来ていないのも、期限しか捉えていないのも、結局
は「目的」を理解していないことが最大の原因です。何の為のタスク
か、目的達成の為ですよね。それなのに多くの人は目先のタスクを
処理するだけが目的となっています。
例えば、会社オフィスを綺麗にするタスクがあります。それぞれが
分担してタスクをこなすことになりますが、本質的には美観を良くし
て、お客様に気持ち良くなってもらい好印象を与えることです。
・清掃が必要な場所を明確にする
・役割分担をする
・何が綺麗な状態かを明確にする
・清掃頻度を明確にする
・チェックシートを作成する
・従業員に周知して運用を開始する
目的が理解されていれば上記プロセス達成までの時間軸をしっかり
スケジューリング出来ます。目的が理解されていないと期限が迫った
時点である日いきなりチェックシートが展開され、誰が何をやれば良
いかわからない状態となり、オフィスが綺麗になることはないでしょ
う。
【ToDoリストで自己管理しよう】
これまで説明したことを確実に実施するには今のやり方を変えなけ
ればいけません。時間管理が出来るようになる為には、まずは自分
管理が必要です。タスクの期限を捉えたならば関連するプロセス毎
に課題を明確にしなくてはなりません。そして具体的になったそれら
がToDoリストに書き込まれ、日々監視することで間違いなく行動に
移すことが出来ます。やはり最終的にはToDoという段取りが重要なん
ですね。ToDoで自己管理が出来るようになると明確なアクションプラ
ンで行動する為、感情で働かなくなります。言った言わないの水かけ
論やチームワークを乱す行為も減ります。継続出来れば職場内で信頼
され、最高のパフォーマンスを発揮することが出来ます。
私は記憶力が悪い欠点があります。若い頃から物覚えが悪く、約束
もしょっちゅう忘れていました。自分でも良くないことと分かりなが
ら治せないのがコンプレックスだったことがあります。これを治した
方法がToDoです。A4サイズ用紙にオリジナルのレイアウトで作成した
カレンダーで書き込めるように作りました。何かあればそこに書き込
むようにした結果、それが習慣となり今でも必須となっています。
当然約束を忘れる事はありません。仕組化に成功した訳ですね。
私のToDoには奥様の誕生日が記載されていないので毎年忘れてし
まうのが問題ですが、今では愛想つかされています。
それでは、また今度！
